Datenschutz

Versorgungswerk der Ingenieurkammer Niedersachsen

Datenschutzerklärung und Mitgliederinformation zum Datenschutz

Das Versorgungswerk führt für Sie u.a. eine Mitgliedsakte und ein Mitgliedskonto. Dort verarbeiten wir alle Daten, die für Ihre spätere Rente von Bedeutung sind. Nur wenn diese Daten vollständig sind, kann Ihre Rente zutreffend ermittelt werden. In diesem Merkblatt erklären wir Ihnen, wozu wir Ihre Daten benötigen, wie diese geschützt sind und welche Rechte Sie haben.

Übersicht

I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
II. Basierend auf welcher Rechtsgrundlage und zu welchen Zwecken werden die Daten verarbeitet/gespeichert?
III. Welche Daten sind notwendig?
IV. Woher bekommen wir Ihre Daten?
V. Weitergabe von Daten an Dritte
VI. Welche Datenschutzrechte habe ich?
VII. Gibt es eine Pflicht Ihrerseits, Daten an das Versorgungswerk zu übermitteln?
VIII. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
IX. Werden Daten in ein Drittland übermittelt?
X. Findet Profiling statt?
XI. Ist die Kommunikation per E-Mail möglich?
XII. Datenverarbeitung bei Website-Aufruf?
XIII. Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des ABV Portals/ EESSI?

I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Die verantwortliche Stelle ist:
Versorgungswerk der Ingenieurkammer Niedersachsen,
Hohenzollernstraße 52, 30161 Hannover
www.ingenieurversorgung-niedersachsen.de
Sie erreichen unsere Datenschutzbeauftragte (DSB) unter:
Frau Rechtsanwältin
Patricia Kühnel
Jugendsteg 15,15537 Erkner
dsb@ingenieurversorgung-niedersachsen.de

II. Basierend auf welcher Rechtsgrundlage und zu welchen Zwecken werden die Daten
verarbeitet/gespeichert?

Das Versorgungswerk organisiert und führt die Alters-, Hinterbliebenen- und Berufsunfähigkeitsversicherung der Angehörigen des Berufsstandes durch. Das Versorgungswerk verarbeitet hierzu personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DS-GVO).
Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der das Versorgungswerk unterliegt und sie ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt. Rechtsgrundlage ist neben der EU-DSGVO das Bundesdatenschutzgesetz, die Landesdatenschutzgesetze und das Niedersächsische Ingenieurgesetz, die Satzung des Versorgungswerkes sowie weitere Fachgesetze, wie z. B. die Sozialgesetzbücher II, III, V, VI, das Versorgungsausgleichsgesetz, das Verwaltungsverfahrens- und das Verwaltungsvollstreckungsgesetz. Soweit Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Verarbeitung auf Basis dieser Einwilligung rechtmäßig.

III. Welche Daten sind notwendig?

In Ihrer Mitgliedsakte werden alle Daten verarbeitet, die für Ihre Rente von Bedeutung sind. Neben Ihren persönlichen Daten, wie z. B. Name, Geburtsort, Geburtsdatum sowie Familienstand zählen dazu u.a. auch Ihre Anschrift, die Mitgliedsnummer, Daten zu den von Ihnen erzielten Gewinnen aus selbstständiger Tätigkeit und zu Arbeitsentgelten und Arbeitgebern, Daten über Familienangehörige/Hinterbliebene, Zeiten von Arbeitslosigkeit und Krankheit sowie Daten zu Pfändungen und Versorgungsausgleichsverfahren. Auch Mitgliedschaftszeiten in anderen Versorgungswerken und andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sind im Einzelfall relevant. Darüber hinaus sind ggf. auch Gesundheitsdaten von Bedeutung, wenn Sie z. B. eine Rehabilitationsmaßnahme oder eine Berufsunfähigkeitsrente beantragen.

IV. Woher bekommen wir Ihre Daten?

Informationen bekommen wir von Ihnen, wenn Sie uns z. B. eine Namens- oder Adressänderung mitteilen oder Anträge stellen und dabei Formulare ausfüllen und die erforderlichen Unterlagen dazu einreichen. Außerdem melden z. B. Arbeitgeber, Arbeitsagenturen oder Krankenkassen Zeiten, in denen Sie beschäftigt, arbeitslos oder krank sind. Diese Daten werden Ihrem Mitgliedskonto zugeordnet. Weitere Daten erhalten wir z. B. von Gerichten, Insolvenzverwaltern oder anderen öffentlichen Stellen.

V. Weitergabe von Daten an Dritte

Daten, die Sie uns mitteilen, sind in der Regel auch nur für das Versorgungswerk gedacht. Es kann aber vorkommen, dass auch andere Stellen oder Personen diese Daten benötigen. Grundsätzlich dürfen wir Ihre Daten nicht an Dritte weiterleiten. Das ist nur zulässig, wenn Sie hierzu schriftlich eingewilligt haben oder eine gesetzliche Vorschrift eine Datenübermittlung ausdrücklich vorsieht. Dies ist z. B. gegenüber anderen Rentenversicherungsträgern, Arbeitsagenturen und gesetzlichen Krankenkassen, anderen dem Datengeheimnis verpflichtete Dienstleister (z. B. Websitebetreiber, Post, Druckerei) oder gegenüber Polizeibehörden und Gerichten der Fall. Das Versorgungswerk ist außerdem gesetzlich verpflichtet, z. B. der Finanzverwaltung Rentendaten im Rahmen des sogenannten Rentenbezugsmitteilungsverfahrens zu melden. Die Meldung muss, unabhängig von Ihrer evtl. bestehenden Pflicht eine Steuererklärung abzugeben, erfolgen.
Besonderheiten bei medizinischen Daten
Medizinische Daten wie Gutachten oder Befundberichte gehören zu den sensibelsten persönlichen Daten. Diese Daten dürfen wir grundsätzlich nur mit Ihrer Einwilligung an Dritte übermitteln. Sie können jederzeit, auch ohne Angabe von Gründen, der Weitergabe von medizinischen Daten widersprechen. Ihr Widerspruch bewirkt, dass ohne Ihr Wissen und ohne Ihre Einwilligung keine medizinischen Daten weitergegeben werden. Im Einzelfall kann das allerdings zur Folge haben, dass Ihnen Leistungen wegen fehlender Mitwirkung entzogen oder nicht gezahlt werden.

VI. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Sie haben das Recht auf kostenlose Auskunft über alle zu Ihrer Person gespeicherten Daten nach Art. 15 EU-DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 EU- DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 EU-DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 EU-DS-GVO und das Recht auf Widerspruch gem. Art. 21 EU-DSGVO. Das Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 EU-DS-GVO ist gem. Abs. 3 ausgeschlossen, weil die Verarbeitung Ihrer Daten für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt. Wenn Sie feststellen, dass Ihre gespeicherten Daten nicht stimmen, berichtigen wir diese. Sobald uns Nachweise dafür vorliegen, können wir fehlerhafte Daten entfernen oder durch die richtigen Daten ersetzen. Unvollständige Daten werden von uns vervollständigt.
In bestimmten Fällen können Sie verlangen, dass wir Ihre Daten löschen. Das ist zum Beispiel möglich, wenn wir die Daten für unseren gesetzlichen Auftrag nicht mehr benötigen. Eine Löschung kann nicht verlangt werden, sofern die weitere Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen erforderlich ist. In Betracht kommen hier insbesondere gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Ein Recht auf Löschung personenbezogener Daten scheidet dann aus, wenn die o. g. Verarbeitungszwecke weiterhin vorliegen oder gesetzliche Regelungen das Versorgungswerk verpflichten, die Daten weiterhin aufzubewahren. Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit gegenüber dem Versorgungswerk widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der EUDS- GVO, also vor dem 25.05.2018, erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, Art. 77 EU-DS-GVO.

VII. Gibt es eine Pflicht Ihrerseits, Daten an das Versorgungswerk zu übermitteln?

Um die Verwaltung des Versorgungswerkes zu Ihrer Zufriedenheit durchführen zu können, benötigen wir Ihre Mitwirkung. Im Rahmen der unter Punkt II. genannten Zwecke und basierend auf den dort genannten rechtlichen Grundlagen sind Sie verpflichtet, die notwendigen Daten an das Versorgungswerk zu übermitteln. Erfolgt dies nicht, ist eine Ermittlung Ihrer Rente in der korrekten Art und Weise und Höhe nicht möglich. Sie würden ggf. Renteneinbußen erleiden.
VIII. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Ihre Daten werden im Rahmen unseres gesetzlichen Auftrages solange gespeichert und verarbeitet, wie dies für die korrekte Bearbeitung Ihrer Renten und ggf. der Rente Ihrer Hinterbliebenen erforderlich ist. Danach werden Ihre Daten gelöscht.

IX. Werden Daten in ein Drittland übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union findet grundsätzlich nicht statt. Sie kann für den Fall relevant werden, dass Sie rentenversicherungsrechtliche Zeiten in der Schweiz zurückgelegt haben und diese Zeiten im Rahmen der Koordinierung nach der EU-Verordnung 883/2004 in einem Rentenantragsverfahren zu berücksichtigen sind. Die Übermittlung ist zulässig, weil die EU-Kommission bereits unter der Geltung des alten Rechts nach § 25 Abs. 6 Datenschutzrichtlinie entschieden hat, dass die Schweiz ein angemessenes Datenschutzniveau bietet. Diese Entscheidung gilt auch unter der EU-DS-GVO fort. Darüber hinaus übermittelt das Versorgungswerk keine personenbezogenen Daten an Stellen in Drittstaaten oder internationale Organisationen. Dies ist nur im Fall einer gesetzlichen Verpflichtung oder mit Ihrem Einverständnis möglich.

X. Findet Profiling statt?

Eine Verarbeitung mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte Ihrer Daten zu bewerten (Profiling) findet nicht statt. Es findet keine Auswertung Ihres Surfverhaltens statt.

XI. Ist die Kommunikation per E-Mail möglich?

Eine Kommunikation von Ihnen zum Versorgungswerk per E-Mail ist möglich. Beachten Sie bitte, dass dieser Übertragungsweg nicht vollständig sicher ist und Unbefugte z. B. die Absender- oder Empfängeradresse oder den Inhalt der E-Mail manipulieren können.
Das Datenschutzrecht gebietet, Ihre personenbezogenen Daten „unter Berücksichtigung des Stands der Technik“ gegen unerwünschte Kenntnisnahme Dritter zu schützen. Deshalb bieten wir Ihnen die Teilnahme an einem Verfahren zur verschlüsselten E-Mail-Kommunikation an. Zur kostenfreien Anmeldung zu diesem Verfahren benötigen Sie lediglich eine eigene E-Mail-Adresse und einen Webbrowser mit Internetzugang. Sollten Sie kein individuelles Anschreiben mit der Darstellung des Anmeldevorgangs erhalten und Interesse an einer Teilnahme haben, wenden Sie sich bitte an die Verwaltung. Mit Ihrer Anmeldung ist die gegenseitige verschlüsselte E-Mail-Kommunikation möglich, so dass auch besonders sensible Daten (z.B. Einkommensnachweise oder medizinische Unterlagen) auf einem sicheren Weg übermittelt werden können.
Melden Sie sich nicht zu der verschlüsselten E-Mail-Kommunikation an, antwortet Ihnen das Versorgungswerk aus Datenschutzgründen auf dem Postweg.
Bestimmte Geschäftsvorfälle erfordern weiterhin Ihre bzw. unsere Unterschrift.

XII. Datenverarbeitung bei Website-Aufruf?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen
Webseite sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist.

1.

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Es werden Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version, das Betriebssystem des Nutzers, die Browsererkennung des Nutzers, die IP-Adresse des Nutzers, das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs, die Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt sowie über Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden, erhoben. Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt. Im Rahmen des technischen Service /Hosting nutzen wir externe Dienstleister (Goldvision / Vision Connect). Cookies werden zum Schutz der personenbezogenen Daten nicht verwendet. Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionalität der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens fünf Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, so dass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist. Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

2.

Wir setzen Cookies ein, um unsere Website nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann.
In den Cookies werden dabei folgende Daten gespeichert und übermittelt:

(1) Spracheinstellungen
(2) Log-In-Informationen

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung technisch notweniger Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist bei Vorliegen einer diesbezüglichen Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzer zu vereinfachen. Einige Funktionen unserer Internetseite können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird.
Für folgende Anwendungen benötigen wir Cookies:

(1) Übernahme von Spracheinstellungen
(2) Merken von Suchbegriffen

Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

(3) Das eingesetzte System (WordPress) setzt systemseitig temporäre Cookies, z.B. in der Loginmaske für Redakteure („wordpress_test_cookie) und prüft, ob die Option „angemeldet bleiben“ technisch möglich ist.

XIII. Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des ABV Portals/ EESSI
Informationen gemäß Artikel 26 Absatz 2 Satz 2 DSGVO
über eine gemeinsame Verantwortlichkeit bei der Verarbeitung personenbezogener
Daten im Rahmen des ABV-Portals, insbesondere zur Nutzung von EESSI

Auf Grund der EU-Verordnungen zur Koordinierung der Sozialversicherungssysteme VO (EG) Nr. 883/2004 und VO (EG) Nr. 987/2009 sind das Versorgungswerk der Ingenieurkammer Niedersachsen, Potsdamer Straße 47, 14163 Berlin (nachfolgend „Versorgungswerk“ genannt) und die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen e. V., Luisenstraße 17, 10117 Berlin (nachfolgend „ABV“ genannt) verpflichtet, am europaweiten elektronischen Austausch von Sozialdaten teilzunehmen (nachfolgend „EESSI“ für „Electronic Exchange of Social Security Information“).

In der praktischen Umsetzung wird die ABV gemeinsam mit den Versorgungswerken die Daten im Rahmen eines von der ABV bereitgestellten und betriebenen elektronischen Portals verarbeiten und über die vorgegebene EESSI-Infrastruktur weiterleiten. Daneben soll über das Portal auch ein allgemeiner Datenaustausch zwischen den Versorgungswerken und der ABV sowie zwischen den Versorgungswerken untereinander erfolgen.

Das Versorgungswerk und die ABV verarbeiten in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten insbesondere der Mitglieder des Versorgungswerkes als gemeinsame Verantwortliche im Sinne von Artikel 26 DSGVO. Die ABV und das Versorgungswerk haben aufgrund dieser gemeinsamen Verantwortung mit Blick auf die betroffenen personenbezogenen Daten eine Vereinbarung geschlossen.

Danach ist die ABV für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zuständig, soweit diese den Betrieb des Portals und die Nutzung der EESSI-Software RINA (Reference Implementation for National Application) zur Weiterverarbeitung der von den Versorgungswerken über das Portal übermittelten Daten sowie umgekehrt zur Weiterleitung der über die RINA eingehenden Daten an die Versorgungswerke betrifft. Das Versorgungswerk ist für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten verantwortlich, soweit diese das Hoch- und Herunterladen sowie das Versenden von Daten im Rahmen des Portals betrifft.

Das Versorgungswerk und die ABV haben im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit ins-besondere auch vereinbart, wer von ihnen welche Pflichten gemäß der DSGVO erfüllt. Dies betrifft insbesondere die Wahrnehmung der Rechte der betroffenen Personen und die Erfüllung der Informationspflichten gemäß Artikel 13 und Artikel 14 DSGVO.

Des Weiteren haben das Versorgungswerk und die ABV festgelegt, dass sie die gemäß den Artikeln 13 und 14 DSGVO erforderlichen Informationen in Bezug auf die im Rahmen der gemeinsamen Verantwortung geregelte Datenverarbeitung sowie den wesentlichen Inhalt der Vereinbarung veröffentlichen.

Datenschutzrechte können sowohl gegenüber dem Versorgungswerk als auch gegenüber der ABV geltend gemacht werden. Die Anfrage wird von derjenigen Stelle bearbeitet, deren Zuständigkeit betroffen ist. Dabei informieren und unterstützen sich beide Stellen gegenseitig, soweit dies erforderlich ist. Betroffene erhalten eine Rückmeldung von derjenigen Stelle, die für den betroffenen Verarbeitungsprozess ganz oder überwiegend zuständig ist. Sind die Zuständigkeitsbereiche gleichermaßen betroffen, wird die Anfrage von der ABV beantwortet.

Versorgungswerk der Ingenieurkammer Niedersachsen